Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу в 2019 году

0

Сведения о трудовой деятельности конкретного работника отображаются в трудовой книжке. Хранится она у работодателя.

Как правильно в 2019 году заполнить трудовую книжку при приеме на работу? Трудовая книжка документ официальный и иметься она должна у каждого официально трудоустроенного лица.

Но недостаточно просто иметь документ, значение имеет и его правильное оформление. Как в 2019 году заполняется трудовая книжка при приеме на работу?

После прочтения статьи у вас остались вопросы? Задайте вопрос прямо сейчас через форму (внизу), и наш юрист перезвонит вам в течение 5 минут, бесплатно проконсультирует.

Важные моменты в 2019

В соответствии со ст.65 ТК РФ среди документов, какие должен предъявить соискатель вакансии, обязательно присутствует трудовая книжка.

При отсутствии таковой в силу каких-либо причин принятому работнику оформляется новая книжка на основании письменного заявления.

Исключение составляют случаи первичного трудоустройства и приема на работу по совместительству.

В такой ситуации работодатель обязан самостоятельно оформить данный документ.

Ст.66 ТК закрепляет положение, согласно какому именно трудовая книжка это основной документ, содержащий информацию о стаже работника в целом и обо всех этапах его трудовой деятельности.

В трудовую книжку заносится информация о занимаемой должности, переводах, награждениях, увольнениях.

Нужно отметить, что взыскания в трудовой не отображаются, если только оное не представлено увольнением.

В ст.80 и ст.84.1 ТК сказано о тот, что работодатель должен выдать трудовую книжку работнику при увольнении, непосредственно в последний рабочий день.

До выдачи в книжке отображается информация об основании и причине прекращения трудовых отношений.

Запись формулируется в соответствии с нормами трудового законодательства и содержит ссылку на конкретную норму ТК РФ.

Начать трудовую деятельность можно довольно рано и с этого же момента оформляется трудовая книга.

Но зачастую недостаточно опытные кадровые работники не представляют, как правильно заполнить трудовую, оформляемую в первый раз. Также могут допускаться ошибки в самих записях.

Исправление неточностей, ошибочные данные, неправильное оформление ведет к тому, что приходится заводить новую трудовую книгу.

Следовательно, приходится восстанавливать прежние записи или уже отработанные годы оказываются неучтенными в трудовой.

Все это объясняет, почему так важно правильно заполнять трудовую книжку изначально.

Основные термины в 2019

Трудовой книжкой именуется документ, в котором содержится информация о профессиональной деятельности человека.

Книжка фиксирует все даты зачисления на работу и увольнения.  Такое точное документирование позволяет просчитать общее количество трудового стажа.

Независимо от организационной формы работодателя сведения в трудовую вносятся сотрудником кадровой службы или самим руководителем.

В 2019 году правила заполнения трудовой книжки одинаковы и для ИП и для юрлиц. В трудовой непременно отображается название должности работника.

При этом федеральное законодательство предусматривает предоставление различных льгот и установление ограничений для определенных должностей.

Наименования таковых должны точно соответствовать предусмотренным в нормативно-правовых актах.

Если название должности будет отличаться от предусмотренного наименования, то в будущем у работника могут возникнуть сложности с начислением пенсии.

Например, деятельность на вредном производстве позволяет рассчитывать на льготную пенсию. Но должность должна соответствовать одной из перечня льготных профессий.

Определение списка должностей дается в «Квалификационном справочнике должностей служащих», утвержденном Постановлением №37 от 21.08.1998.

Относительно заполнения трудовой книжки следует отличать и такие термины как «назначен» и «принят». Здесь нужно запомнить, что назначение имеет место только в строго определенных обстоятельствах.

В частности если это предусмотрено регламентирующей документацией (положение, устав, закон).

Во всех остальных случаях применяется слово «принят». Кроме того запись «принят на должность продавца» будет ошибочной. Правильно пишется «принят продавцом».

Каково ее назначение

В трудовой книжке отображается следующая информация:

  • сведения о приеме на работу;
  • перевод на иную должность или в другую организацию;
  • изменение персональных данных (Ф.И.О.) при определенных обстоятельствах;
  • прохождение службы в госструктурах;
  • получение наград;
  • повышение квалификации;
  • увольнение.

В совокупности вся эта информация позволяет воссоздать весь путь трудовой деятельности отдельного человека.

В этом и заключается основное предназначение трудовой книжки – подтвердить действительность трудового стажа и отобразить значимые его моменты.

При достижении пенсионного возраста трудовая книжка используется при расчете пенсионного обеспечения, исходя из трудового стажа.

Работодателю книжка подчиненного необходима при расчете различных выплат. Все это обуславливает необходимость правильно и достоверного заполнения этого документа.

Заполнение трудовой книжки это одно из обязательных условий официального трудоустройства.

Причем использоваться должен установленный образец документа. Оформление трудовой книжки в произвольной форме не позволяет признать документ официальным.

Нормативная база

Обязанность по заполнению трудовых книжек определена в ст.66 Трудового Кодекса Российской Федерации.

В процессе заполнения документа должно руководствоваться следующими нормативами:

Инструкция по заполнению трудовых книжек Утвержденная Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003
Положение «О трудовых книжках» (правила заполнения) Утвержденное Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003
Трудовой Кодекс РФ

В 2019 году применяются трудовые книжки образца 2004 года. Но все документы с более ранней датой открытия остаются действительными и замене не подлежат.

Определенные трудовым законодательством правила по заполнению трудовых книжек в 2019 году также не изменились.

При изменении в служебной деятельности работника непременно делаются записи в трудовой, подтверждающие стаж.

Постановление №225 от 16.04.2005 устанавливает правила по внесению изменений в трудовую:

Все записи делаются чернилами синего или черного цвета Сведения записываются подробно, сокращения недопустимы. Записи присваивается порядковый номер в соответствии с разделом
Паспортные данные работника Отображаются исключительно на титульной странице
Последующие изменения в деятельности Отображаются не позже, чем в семидневный срок с момента издания руководителем соответствующего приказа. При увольнении сотрудника запись делается в тот же день с учетом содержания приказа и ссылкой на нормативы ТК РФ

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Напишите свой вопрос через форму (внизу), и в течение часа профильный специалист перезвонит вам, чтобы оказать бесплатную консультацию.

Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу

При приеме на работу любого нового сотрудника работодатель обязан внести надлежащую запись в трудовую книжку.

При отсутствии таковой в течение недели с момента подписания трудового договора надлежит оформить новую трудовую.

При указании в книжке необходимых сведений она непременно предоставляется работнику для ознакомления.

Это нужно и для проверки внесенной информации, и для постановки подписи работника. Надлежаще заполненная трудовая книжка остается на сохранении у работодателя.

Как правило, хранятся трудовые в отделе кадров вплоть до того момента, как работник прекратит свою деятельность по данному месту работы. Невостребованные трудовые книжки сохраняются в архиве.

Особое значение имеет внесение исправлений в трудовую. Неправильное корректирование ведет к тому, что данные документов о работе окажутся несоответствующими друг другу.

При правильном оформлении исправления документ сохраняет свою юридическую силу. Внесение исправлений может потребоваться в таких случаях как:

Занесение записи с неточным содержанием Или оформление с помарками
Ошибки различного характера В названии организации, наименовании должности, дате
Отмена записи По решению руководства или судебного органа

Если неверная запись касается расхождения по штату, то таковая аннулируется последующим внесением правильной записи. Например, неверно указано название должности.

Сразу под ошибочной записью прописывается верная информация. При исправлении в трудовой ориентироваться нужно на порядковый номер записи.

В свободной строке делается запись следующего примерного содержания «Запись №_ считать недействительной». Затем в обычном порядке делается верная запись с присвоением конкретного номера.

Документы для формирования кадрового дела в 2019

Кадровое дело формируется на основании заключенного трудового договора. При приеме на работу сотрудник предоставляет свой паспорт и его ксерокопию.

При необходимости могут предоставляться документы об образовании. По факту трудоустройства нового сотрудника руководитель издает приказ надлежащего вида.

Только после этого может заполняться трудовая книжка или оформляться новый документ.

Следовательно, документами, необходимыми для формирования личного дела работника, являются:

  • паспорт;
  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу.

Нередко полагается, что для получения трудовой книжки впервые, работник обязан подать заявление на имя руководства с соответствующей просьбой.

Это не совсем верно. В принципе работодатель обязан оформить трудовую книжку каждому работнику. Если такой документ не предоставляется при трудоустройстве, оформляется новая книжка.

Но иногда устав организации предусматривает обязанность работника по написанию такого заявления.

Вот в этом случае придется подчиниться обстоятельствам и отправить руководству просьбу о выдаче книжки. Хотя, по сути, это просто формальность.

Общие правила заполнения

При заполнении трудовой книжки, при приеме на работу, в первую очередь заполняется титульная страница.

Но обычно она уже заполнена самым первым работодателем и содержит следующую информацию:

Фамилия, имя, отчество В соответствии с данными паспорта
Дата рождения Прописываемая цифрами
Образование Сведения указываются в соответствии с предоставленным дипломом, аттестатом или иным подтверждающим документом
Специальность Указывается профессия, полученная в образовательном учреждении
Дата заполнения
Подписи Расписывается сотрудник, оформляющий документ, и сам работник
Печать работодателя

Если титульная страница уже заполнена, то при трудоустройстве записи вносятся на следующей странице. Здесь листы разлинованы на графы, и все записи вносятся под порядковым номером.

В первом пустом поле проставляется номер записи, последующей за записью предыдущей. Затем указывается дата внесения сведений.

Далее пишется наименование организации-работодателя и название должности, на какую официально трудоустраивается работник.

Обязательным является указание номера и даты приказа, на основании которого сотрудник зачислен в штат. Сразу под записью ставиться подпись и печать работодателя.

Для проверки правильности записи книга предоставляется на ознакомление работнику. Когда работник решает уволиться, запись в трудовой делается в обычном порядке.

Фото: пример записи в трудовой книге

Под последней записью вписывается информация об увольнении, с проставлением порядкового номера, указанием последнего рабочего дня, печатью и подписью.

Непременно прописывается основание и причина увольнения со ссылкой на соответствующий приказ и норматив ТК РФ. Увольняемый работник также знакомится с записью и ставит свою подпись.

Если запись делается впервые

В ситуации, когда трудовая книжка оформляется в первый раз, с особым вниманием следует отнестись к заполнению титульного листа.

Важно правильно написать персональные данные работника. Также необходимо точно указать реквизиты всех упоминаемых документов (паспорт, диплом, аттестат).

Как только титульная страница заполнена, дальше оформление происходит в стандартном порядке. Но есть некоторые нюансы при первом получении трудовой книги.

Несовершеннолетний гражданин при трудоустройстве тоже получает трудовую книжку.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу без стажа происходит в обычном порядке.

За исключением указания сведений об образовании. Строки о полученном образовании и имеющейся специальности не заполняются.

Вполне возможно, что несовершеннолетний гражданин решит сменить сферу деятельности либо закончит одно или несколько учебных заведений.

Если в трудовой будет наличествовать запись о среднем образовании, книжку придется менять.

В какие сроки нужно сделать запись в 2019

Запись в трудовую книжку вносится в течение недели с момента трудоустройства.

Но отображать сведения о работе можно лишь в случае, когда сотрудник проработал не менее пяти дней и данная работа является основной.  Записи о совмещении работ вносятся по желанию самого работника.

Поскольку запись в трудовую вносится на основании приказа о приеме на работу, то дата издания приказа не должна быть позже, чем дата самой записи.  

Что касается даты записи, то проставляется дата текущая.  Относительно периода трудоустройства прописывается дата, отображенная в приказе о зачислении в штат.

Подпись кадрового сотрудника или руководителя проставляется сразу после внесения записи.

Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно ваших проблем. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты! Напишите свой вопрос через форму (внизу), и в течение часа профильный специалист перезвонит вам, чтобы оказать бесплатную консультацию.

Возникающие нюансы

Несмотря на кажущуюся простоту оформления трудовых книжек, существуют нюансы, которые при всей своей незначительности могут играть важную роль.

Например, при заполнении текстовой части книжки недопустимым является наличие отступа перед записью.

Свободное место может быть использовано для внесения недостоверной информации кем-либо. Иногда в результате порчи, утраты трудовая книжка может требовать восстановления.

Для этого делается дубликат документа. Выдается таковой по месту последнего трудоустройства.

Для получения дубликата работник обращается к работодателю с письменным заявлением. Выдается восстановленная трудовая в течение четырнадцати дней.

При оформлении дубликата работодателем заполняется:

  • данные, полученные работником в организации;
  • сведения с предыдущим мест трудоустройства.

Собрать справки, приказы и иные документы с прежних мест работы обязан работник. Если сведения от предыдущих работников отсутствует, то указывается совокупный стаж на основании архивных справок.

Выдача трудовых книжек осуществляется под роспись работника в специальном журнале учета трудовых книжек.

Если утрата документа произошла по вине работодателя, то он обязан оформить дубликат за свой счет.

По совместительству в 2019

Запись о работе по совместительству вносится исключительно по желанию самого работника. Для этого сотрудник должен подать надлежащее заявление основному работодателю.

Вносить запись со слов самого работника недопустимо. Вносить запись должен работодатель по основному месту работы, на руки трудовая не выдается.

Основанием для внесения записи становится справка, выданная на работе по совместительству. Справка оформляется в виде выписки из приказа и трудового договора.

В ней указывается название организации, реквизиты документа о принятии на работу, должность и дата зачисления в штат.

Как пример, оформление трудовой книжки при приеме на работу на полставки образец здесь. Сведения о неполном рабочем времени в трудовой не отображаются. Запись оформляется в обычном формате.

При трудоустройстве генерального директора в 2019

Генеральный директор юридического лица назначается в соответствии с решением общего собрания учредителей.

При этом оформляется надлежащий документ – «Решение о назначении гендиректора». Данные о единоличном управляющем вносятся в учредительные документы.

Видео: трудовая книжка — какой срок дли записи при приеме на работу

В трудовой генерального директора делается запись «Назначен на должность генерального директора на основании решения общего собрания учредителей (реквизиты)».

В данном случае употребляется именно термин «назначен». ИП также может иметь директора, принятого на основании трудового договора и приказа. В этом случае в трудовой пишется «Принят на должность директора».

Нюансы для ИП

Оформление трудовых книжек для работников ИП не отличается от порядка трудоустройства к лицу юридическому. Наименование ИП указывается в полном варианте.

Если в учредительных документах предусмотрено и краткое название, то оно тоже указывается. Например «Индивидуальный предприниматель Сидоров Иван Николаевич (ИП Сидоров И.Н.)».

Если индивидуальный предприниматель одновременно является директором, то трудовую книжку для себя он не заводит.

Ст.66 ТК определяет, что трудовые книжки необходимы только работникам в целях определения трудового стажа.

Для предпринимателя стаж рассчитывается на основе данных, отображаемых в ФНС с момента регистрации, а также исходя из денежных взносов в ПФР.

По срочному договору в 2019

Трудовой договор может заключаться в бессрочной форме или как срочный контракт. При внесении записи в трудовую книжку данный аспект значения не имеет.

В книжке не отображается условие о срочности договора, как ни как не отражается и ограниченность времени трудоустройства.

Эти моменты подробно отображены в самом договоре и в приказе о приеме на работу. Для сведений, вносимых в трудовую книгу, главное это указание периода работы и должности.

Потому в ситуации, когда новый работник принимается по срочному трудовому договору, запись в трудовую книжку вносится в обычном порядке по общим правилам.

Трудовая книжка это документ особо важный. С ее помощью можно точно определить стаж работника, его опыт и качество знаний, а также подтвердить занимаемую должность и факт трудоустройства.

Отсутствие трудовой и неправильное ее оформление может негативно сказаться на расчете будущей пенсии.

Да и в процессе трудовой деятельности наличие ее необходимо. Заполнять трудовую книжку следует в соответствии с действующими правилами.

Leave A Reply